Collaborateurs, (re)prenez la main sur votre charge de travail : Guide pour une Charge Maîtrisée

De la contrainte à l'opportunité   

Comment passer d’une charge “ subie” à une charge plus maitrisée ?  Cela est non seulement possible, mais aussi essentiel pour votre bien-être et votre performance. 

Cela demande une prise de conscience, de l'audace, de l'assertivité, et une volonté de co-piloter votre activité. L'objectif ? Maîtriser en partie la pression de la charge et prévenir les risques psychosociaux (RPS). 

Comment ? Nous vous proposons 5 pistes 

1. Identifiez vos déséquilibres : un diagnostic précis .

La première étape consiste à analyser en profondeur votre charge de travail actuelle. Ne vous contentez pas d'une évaluation superficielle. Utilisez une approche structurée pour identifier les sources de déséquilibre : 

• Distinguez la charge prescrite, la charge réelle et la charge subjective. La charge prescrite correspond aux exigences formelles de votre poste (objectifs, tâches, procédures). La charge réelle est ce que vous accomplissez réellement, en tenant compte des imprévus, des interruptions et des ajustements nécessaires. La charge subjective est votre ressenti personnel face à cette charge, incluant votre niveau de stress, votre motivation et votre perception de la difficulté des tâches.
• Identifiez les "paramètres qui pèsent" sur votre charge mentale. Quels sont les facteurs qui vous causent le plus de stress, de fatigue ou de frustration ? Cela peut être la complexité des tâches, le manque de clarté des objectifs, les conflits avec les collègues, le manque de soutien de votre supérieur, ou encore la pression des délais.
• Utilisez le "modèle PRS" (P-Charge Prescrite, R-Charge Réelle, S-Charge Subjective) pour visualiser les écarts et les points de friction. Cet outil vous permet de comparer ce qui est attendu de vous, ce que vous faites réellement et ce que vous ressentez.

2. Priorisez et Simplifiez : l'art de l'essentiel 

Une fois que vous avez identifié les sources de déséquilibre, il est temps de passer à l'action en priorisant les tâches essentielles et en simplifiant les processus.

• Appliquez l'escalier de Pareto. Ce principe stipule que 20 % des activités génèrent 80 % des résultats. Identifiez ces 20 % d'activités à forte valeur ajoutée et concentrez-vous dessus.
• Évaluez les tâches qui peuvent être supprimées, limitées ou allégées. N'hésitez pas à remettre en question l'utilité de certaines tâches et à proposer des solutions pour les rendre plus efficaces.
• Focalisez-vous sur les actions à forte valeur ajoutée. Quelles sont les activités qui contribuent le plus à la réalisation de vos objectifs et à la satisfaction de vos clients, qu’ils soient internes ou externes ?
• Analysez, simplifiez et améliorez les processus. Comment pouvez-vous rendre les tâches plus simples, plus rapides et moins coûteuses ? 

3. Le "Job Crafting" : Sculptez votre poste à votre image 

Le "Job Crafting" est une approche qui consiste à remodeler votre poste de travail pour mieux l'adapter à vos compétences, vos intérêts et vos besoins. Il s'agit d'une démarche proactive qui vous permet de reprendre le contrôle sur votre environnement professionnel. 

Vous pouvez agir sur 4 leviers : 

• Tâches : Faites évoluer la nature et le périmètre de vos tâches. Ajustez le temps que vous consacrez à chaque activité en fonction de vos centres d'intérêt et de votre organisation du temps.
• Relations : Ajustez la quantité et la qualité de vos relations avec vos collègues, vos supérieurs, vos clients, vos fournisseurs et les autres parties prenantes. 
• Perceptions : Recadrez la manière dont vous envisagez vos missions. Connectez-vous à vos motivations et à vos compétences émergentes. Remettez en question l'existant pour vous réinventer, vous développer et ajuster votre identité professionnelle.
• Environnement : Changez d'espace, personnalisez votre lieu de travail, rendez-le plus "beau", plus clair et plus agréable. 

4. Osez l'imprévu : L'adaptabilité comme atout 

L'imprévu est une composante inévitable du travail. Plutôt que de chercher à l'éviter, apprenez à le "chevaucher" en restant ouvert et adaptable. 

• Anticipez les imprévus potentiels. Quelles sont les situations qui risquent de perturber votre travail ?
• Préparez des plans de secours. Comment pouvez-vous réagir rapidement et efficacement en cas d'imprévu ?
• Développez votre capacité à vous adapter aux changements. Soyez prêt à remettre en question vos plans et à modifier vos priorités en fonction des circonstances. 

5. Communiquez et Négociez : l'importance de l'assertivité 

N'hésitez pas à communiquer ouvertement avec votre manageur et vos collègues au sujet de votre charge de travail.

• Exprimez vos besoins et vos préoccupations de manière claire et assertive.
• Négociez des ajustements de votre charge de travail si nécessaire.
• Proposez des solutions pour améliorer l'organisation du travail et la répartition des tâches. 

Il n’y a pas de recette miracle, mais si tout le système tend vers cette organisation, les conditions seront réunies pour reprendre le contrôle sur votre charge de travail et améliorer votre bien-être au travail.